Penataan dokumen merupakan sesuatu yang tak bisa dipandang sebelah mata. Pasalnya, bagi instansi yang berhubungan dengan surat menyurat atau pertukaran dokumen on daily basis, penataan dokumen merupakan sesuatu yang esensial. Ada berbagai risiko jika dokumen tidak dikelola dengan baik. Namun jika ditata secara rapi akan sangat memudahkan para karyawan dan siapa pun yang membutuhkan dokumen, untuk menemukannya dengan cepat dan sigap. Nah, dalam sistem penataan dan pengelolaan arsip, ada beberapa cara yang bisa dilakukan untuk menjaga agar dokumen tetap rapi serta mudah ditemukan. Salah satunya adalah dengan cara berikut ini:
- Sistem tanggal. Salah satu sistem penataan dokumen yang banyak digunakan di industri adalah dengan menggunakan sistem tanggal atau kronologis. Dokumen akan disusun dengan urutan tanggal yang tertera pada warkat. Selain mudah, cara ini juga cukup efisien karena Anda bisa memisahkan dokumen berdasarkan minggu, bulan, atau bahkan tahun.
- Sistem nomor. Selain sistem tanggal, sistem nomor juga cukup populer digunakan. Dengan menggunakan sistem nomor ini, Anda bisa menyusun dokumen via nomor urut surat atau bahkan dengan terminal digit filling, middle digit filling, atau duplex numerical filling.
- Sistem subjek. Jika industri tempat Anda bekerja banyak berurusan dengan dokumen-dokumen yang memiliki kesamaan subjek atau pokok masalah, Anda juga bisa membagi penataan berdasarkan sistem ini. Susun dokumen based on kesamaan subjek atau perihal yang dimuat dalam dokumen.
- Sistem abjad. Yang tak kalah mudah, Anda juga bisa menyusun dokumen berdasarkan abjadnya. Cara ini akan sangat efisien, jika dokumen yang hendak disusun memiliki kesamaan isi. Anda bisa menyusun dokumen berdasarkan abjad; misalnya dengan menggunakan urutan nama dokumen, memisahkannya berdasarkan nama badan atau organisasi, atau lainnya.
- Sistem wilayah. Terakhir, penyusunan dokumen juga bisa dilakukan dengan sistem wilayah. Jika Anda banyak mendapatkan surat dari luar kota domisili, menatanya dengan cara ini akan sangat mempermudah Anda. Susun surat berdasarkan pembagian wilayah yang tertera pada asal surat.
Nah, itu dia beberapa sistem penataan dokumen yang bisa dicoba. Silakan diterapkan dan semoga bermanfaat, ya!